SmartHRによる人事労務の効率化 : 入社手続、年末調整をペーパーレスにしましょう！

2019年09月01日

これまで、「会計freee」「スマレジ」「楽楽精算」など会計業務のクラウドサービスを紹介しましたが、今回は、人事労務に特化したサービス「SmartHR（スマートエイチアール）」を解説します。

「SmartHR」は2019年7月末現在で26,000社が利用するクラウド型の人事労務システムです。

最近はテレビCMの効果もあり、月に1,000社以上が新規で導入しており、継続利用率も99%を超えています。

行政手続きのオンライン利用の促進により、数多くのサービスが登場していますが、その中で「SmartHR」は、エンドユーザーの使い易さを追求した結果、人事労務の分野でシェアNo. 1を獲得しています。

運営している株式会社SmartHRは、2013年に設立されたベンチャー企業で、FreeeやSansan等と同じように、ユニコーン企業として注目されています。

まず、入社が決まった従業員へ「SmartHR」への招待メールをします。各従業員にスマホ等で個人情報を入力してもらえば、社会保険・雇用保険等の書類は自動で作成されます。

もちろん行政機関への電子申請にも対応していますので、人事担当者の負担は大幅に削減されます。

また、従業員との雇用契約もオンラインで締結できますので、紙のやりとりや押印などの手間が一切不要です。

※2019年4月1日より、労働条件通知書の電磁的方法による提供が認められました。

そして、従業員情報はクラウド上の社員名簿に集約され、住所変更や扶養変更等の手続きを行う度に自動更新されます。だから、常に最新で間違いのない社員名簿を運用できることになります。

更に、「SmartHR」は、年末調整や給与明細、源泉徴収票をペーパーレスにできます。

年末調整は、「申請用紙の配布と回収」「記入と押印」「システムへの入力作業」といった作業を行うのが一般的でした。

「SmartHR」であれば、従業員はアンケート形式で分かり易く申請を行えますし、人事担当者は集まったデータを一括して処理するだけになります。

同じように、給与明細や源泉徴収票も「SmartHR」でWEB発行すれば、これらを印刷して配布する必要がなくなり、担当者の業務効率は飛躍的に向上します。

年末調整や給与明細をペーパーレスにするには、会計や給与計算など他システムと連携しなければなりません。

「SmartHR」は、CSVファイルの交換で、他システムとデータを共有できますが、同じクラウド型のシステムであれば、APIによる自動連携も可能です。

【API連携できるサービス】

●給与計算ソフト

・人事労務freee ・MFクラウド給与・PCA給与

●勤怠管理ソフト

・ジョブカン・KING OF TIME ・AKASHI

その他に採用管理システムなど、数多くのクラウドサービスとのAPI連携が追加されており、自動化が進んでいます。

「会計freee」「スマレジ」「楽楽精算」を紹介した際にも触れましたが、自前でシステムを構築する時代から、専門性の高い優れたクラウドサービスを繋げて、相互補完しながら利用する時代になってきています。

システムの構築と保守は、費用面で高いハードルがありましたが、クラウドやRPAを利用すれば、中小企業でもIT化を推進できるようになりました。今後は、サービスを利用する側のITリテラシーの向上がポイントになるでしょう。

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